Règlement pour le concours de cosplay Neo Tokyo

DATE LIMITE DES PRÉ-INSCRIPTIONS

Les préinscriptions aux concours individuel et groupe auront lieu jusqu’au Mercredi 17 Juin (23h59) 2020 via le formulaire d’inscription

Les inscriptions envoyées après le Mercredi 17 Juin 2020

à 23h59 seront automatiquement supprimées et

aucune réclamation ne sera possible.

Au-delà de cette date, les inscriptions seront directement

prises sur place si le concours n’est pas complet. Pensez

donc à vous préinscrire pour vous garantir une place le jour

du concours.

ARTICLE 2

CONFIRMATION DE LA PRÉ-INSCRIPTION

Nous vous tiendrons informés du statut de votre inscription,

Notamment en cas de difficulté empêchant l’aboutissement

de votre inscription. Il est conseillé de consulter

régulièrement vos mails pour rester informé du statut

de votre inscription. Un mail définitif vous sera envoyé

quelques jours avant le salon avec toutes les informations

définitives relatives au déroulement du concours.

ARTICLE 3

RÈGLES ET LIMITES D’INSCRIPTION

– Le concours est ouvert aux participants de

16 ans et plus 

– Les participants de moins de 16 ans peuvent également

défiler mais uniquement s’ils sont accompagnés d’un tuteur

légal sur scène ou si le tuteur légal autorise la participation

de celui-ci après avoir donné une autorisation parentale lors de l’inscription.

Vous ne pouvez participer qu’une seule fois au concours

ARTICLE 4

ACCOMPAGNANTS

La présence d’un accompagnant doit être validée par l’équipe

organisatrice lors de la pré-inscription. Celle-ci validera ou

non la pertinence de sa présence. L’accompagnant pourra

alors être exceptionnellement autorisé à accompagner le

Cosplayeur dans les vestiaires pour aider à la mise en place

du costume ou des accessoires mais devra les quitter une

fois sa tâche accomplie. Les accompagnants sont interdits en

backstage (à l’exception des accompagnants de mineurs).

La notion de backstage désigne le lieu se trouvant derrière la

scène où les Cosplayers sont tenus d’attendre leur passage.

ARTICLE 5

CATÉGORIES AUTORISÉES

Les participants ayant un costume tiré d’un support ou d’une

illustration officiels seront prioritaires dans le processus

d’inscription. S’il reste de la place, les costumes tirés

d’illustrations non-officielles ou de créations personnelles

pourront défiler sur scène sous certaines conditions.

Les personnes ayant des costumes achetés sont autorisées

à monter sur scène, mais elles ne pourront ni être classées ni

être primées pour le concours.

Les catégories autorisées* sont :

– Animes et mangas asiatiques

– Dessins animés et BD européens

– Dessins animés et comics américains

– Jeux vidéo

– Films ou séries asiatiques

– Films ou séries étrangers

– Sentai ou Metal Hero

ARTICLE 6

NOMBRE LIMITE DE PARTICIPANTS

Le nombre de participants doit entrer dans un créneau horaire

Imparti défini par l’organisateur du salon hôte du concours.

L’organisation se réserve donc le droit de refuser une inscription

:

– si le nombre de participants maximum est atteint,

– si une série est représentée plus de deux fois (Il ne faudra pas 3 Naruto, ou 3 Jinx) 

ARTICLE 7

MÉDIAS

Pour que votre inscription soit prise en compte, vous devez

remplir entièrement votre fiche (informations personnelles,

décrire votre costume et prestation, etc…) mais également :

– Joindre une ou plusieurs images du personnage Cosplayé

– Joindre au moins trois photos de votre « Work in Progress

» (photos d’avancement du costume)

– Joindre votre fichier d’accompagnement audio

Si un ou plusieurs éléments sont manquants lors de

votre inscription, celle-ci ne sera pas validée et sera

automatiquement placée en file d’attente.

1. Images du personnage Cosplayé

De préférence une ou plusieurs images complètes

Représentant le personnage de la tête au pied ; une vue de

l’arrière du costume étant un plus lors de la notation, de

même pour les accessoires.

Ne négligez pas le choix de vos images, celles-ci ont une très

grande importance lors de la notation (selon la qualité et la

taille de l’image mais aussi les couleurs, la proportion, les

accessoires du personnage, etc).

Attention, il ne s’agit pas de photos de vous mais d’images

du personnage Cosplayé !

2. Work in progress (WIP)

Trois photos minimum d’avancement de vos costumes doivent

être obligatoirement jointes à l’inscription. Pour information,

« WIP » ne signifie pas « costumes finis ». Cependant, si vous

souhaitez nous envoyer une photo de votre costume déjà fini,

cela est tout à fait possible.

3. Fichier d’accompagnement audio

Vous devez joindre un fichier d’accompagnement audio 

lors de votre inscription. Si vous n’avez pas initialement prévu

l’utilisation de son lors de votre prestation, nous vous invitons

à choisir une musique de fond proche de l’œuvre Cosplayée.

Les liens Youtube, Dailymotion et autres sites d’hébergement

vidéo sont INTERDITS. Ceux-ci entraineront un rejet

Immédiat et l’annulation complète de votre inscription sans

aucun recours possible.

Ce fichier doit être également apporté sur place lors de

la confirmation de l’inscription sur support numérique

compatible (idéalement clé USB) afin de palier à tout

problème avec le fichier média envoyé lors de l’inscription

(fichier corrompu, son coupé ou inaudible, etc…). En cas

de problème persistant même avec le remplacement par le

fichier apporté sur place, aucune réclamation ne pourra être

prise en compte.

Attention : nous ne pourrons être tenus responsables en cas

de problème de compréhension lié à la sonorisation de la

scène.

4. Vidéo et microphones

Les fichiers vidéo sont encouragés, un écran sera placé à l’arrière de la scène.

Nous ne prêtons pas de micros, toutes vos prestations

doivent être préenregistrées.

5. Format, durée et qualité du fichier d’accompagnement

L’équipe organisatrice se réserve le droit de refuser tout

fichier d’accompagnement qui n’est pas au bon format,

qui n’a pas été préalablement coupé (le fichier ne doit pas

dépasser la durée de votre prestation) ou dont la qualité n’est

pas suffisante. Vous disposerez alors d’un délai pour nous

fournir un nouveau fichier au bon format, ou coupé, ou de

meilleure qualité.

ARTICLE 8

DURÉE DE PASSAGE SUR SCÈNE

Votre passage sur scène est limité à :

– 1 minute 30 maximum pour le Cosplay individuel et les

sélections à la Coupe de France (prestation obligatoire)

– 2 minutes 30 maximum pour le Cosplay groupe

 [Ce temps de passage est donné à titre indicatif et représente un temps de

passage maximal. Vous n’êtes donc pas obligés de rester tout le temps donné

sur scène si votre prestation prévue ne dure qu’une minute.]

ARTICLE 9

INTERDICTIONS

Pour des raisons de sécurité, sont interdits d’utilisation sous

peine de disqualification, voire de poursuite pénale :

– Armes blanches : toute arme offensive ou tranchante en

fer ou en acier, telles que les poignards, épées, machettes,

couteaux, baïonnettes, etc.

– Armes à feu : toute arme qui tire des cartouches ou des

projectiles explosifs, tels les fusils, les pistolets, etc.

– Armes incendiaires : toute arme qui a pour but de mettre

le feu à des objets ou de causer des brûlures aux personnes.

– Liquides facilement inflammables : tout liquide qui a pour

but de mettre le feu à des objets ou de causer des brûlures

aux personnes comme les alcools à brûler.

– Tous les produits susceptibles de salir ou détériorer la

scène ou la salle : pétards, fumigènes, farine, confettis,

paillettes…

Sont également interdits sous peine de disqualification :

– Liquides indélébiles : Tout liquide qui ne s’enlève pas

avec un simple produit nettoyant et nécessite un traitement

coûteux de rénovation.

– Tout objet et geste à caractère raciste ou pornographique.

– Tout objet et geste incitant à la violence ou qui la

provoque.

ARTICLE 10

ACCESSOIRES

– Les accessoires achetés sont autorisés mais peuvent avoir

un impact sur la notation finale par les juges. Privilégiez les

accessoires faits main.

– Les accessoires à poser sur scène sont limités au nombre

de 2 et ne doivent pas peser plus de 5 kilos chacun.

– Nous pouvons prêter une table et deux chaises au

maximum.

ARTICLE 11

NOTATION

La notation s’effectuera en deux temps :

– Dans un premier temps, le jury se concentrera sur votre

prestation sur scène et d’éventuels éléments de vos

costumes (solidité du costume notamment).

– Dans un second temps, le jury s’entretiendra avec

vous après le concours afin de vous poser des questions

techniques sur vos costumes. Vous ne devez pas quitter les

backstages avant que les organisateurs vous en donnent

l’autorisation.

Les membres du jury choisis par nos soins vous jugeront

sur :

– La difficulté technique de votre costume

– Le choix des tissus ou des matériaux

– La qualité de la couture ou de la construction

– L’utilité et l’utilisation de vos accessoires

– La ressemblance avec l’image de référence

– Le rendu final du costume

– La compréhension de votre prestation

– L’originalité de votre prestation

– L’attitude sur scène

– Le rendu final de la prestation

Les notes finales resteront confidentielles et ne pourront

pas être réclamées au jury ou à l’organisation. Cependant,

le jury se tiendra à votre disposition après le concours pour

d’éventuelles questions au sujet de votre costume ou de

votre prestation.

ARTICLE 12

CONFIRMATIONS D’INSCRIPTION, HORAIRES,

ENTRÉES ET ACCÈS AUX VESTIAIRES

Si votre inscription est validée à un des concours, vous

pourrez bénéficier de l’entrée gratuite pour le jour où vous

concourrez. Les informations à ce sujet vous seront données

ultérieurement.

– Les concours auront lieu le samedi 20 & 27 Juin

2020 à 14h. Vous devez confirmer votre

inscription au stand CHIBI ROUEN avant 13h30. Au-delà de cet

horaire vous ne pourrez plus défiler sur scène.

– Les défilés libres auront lieu le Dimanche 21 & 28 Juin

2020 à 14h. Vous devez confirmer votre

inscription au stand CHIBI ROUEN avant 13h30. Au-delà de cet

horaire vous ne pourrez plus défiler sur scène.

ARTICLE 13

VESTIAIRES

Les vestiaires Hommes et femmes seront mis à disposition

Des cosplayers.

L’entrée des vestiaires sera contrôlée mais Chibi Rouen ne

pourra pas être tenue responsable en cas de vol à l’intérieur

des vestiaires.

ARTICLE 14

DROIT À L’IMAGE

Adhérant à ce présent règlement, les participants acceptent

toute exploitation photographique, filmique et sonore

pendant et après la convention.

ARTICLE 15

REMISE DES PRIX

Les horaires des remises des prix ainsi que les prix vous seront
communiqués ultérieurement.

ARTICLE 16

DISQUALIFICATION

Tout participant coupable de vandalisme, de vol, d’agression

physique ou verbale, de comportements choquants ou

du même ordre lors du concours sera immédiatement

disqualifié de façon définitive. Des poursuites pénales seront

entamées à son encontre en application des lois en vigueur.

VOUS N’AVEZ PAS TROUVÉ LA OU LES RÉPONSES À VOS QUESTIONS ?

ENVOYEZ-NOUS UN MAIL À LIVANART@GMAIL.COM.